Att lägga schema för joursitt kan vara svårt, men det finns massa olika sätt att göra det och här kommer en liten lista med tips på hur en kan lägga schemat för jourare oavsett om en är joursamordnare ideellt eller som anställd!
Först behöver jouren bestämma hur länge varje schemaperiod ska gälla. Lägger ni ett nytt schema varje månad eller gör ni det terminsvis? Alla sätt är bra sätt, men det kan finnas en poäng med att ha en kontinuitet i hur ofta volontärerna får ett nytt schema och hur långt i förväg de bokar upp sig. Försök att sätta en tidsram för scheman som känns rimlig för dig som lägger schemat men också för de som ska sitta jour.
Använd doodle för att se tillgänglighet hos volontärerna
Doodle är ett bra verktyg för att se tillgängligheten hos volontärerna, där kan du be volontärerna fylla i vilka jourpass som de kan sitta, exempelvis att du som joursamordnare (volontär eller anställd) lägger in alla pass som ska täckas av volontärerna och sen skickar ut doodeln till volontärerna någon vecka innan schemat ska börja gälla. Sen kan du se vilka som kan vilka dagar och lägga schemat utifrån det.
Ha ett maxtak för hur många gånger samma person får sitta jour under en viss tid
Lägger ni schema för volontärerna långt i förväg kanske det är bra att ha lite spridning på när en och samma person sitter i stödet. Har ni ett maxtak på exempelvis 3 stödpass i månaden så kan det vara en idé att lägga ut volontärerna som ofta uppgett sig tillgängliga för fler pass än så först så att det inte blir för mycket för en och samma person.
Använd google formulär
Precis som doodle kan du i google formulär göra kryssrutor med alla pass som behöver fyllas och be volontärerna klicka i de som de är tillgängliga för att sitta!
Ha en gemensam kalender
Om ni har en gemensam kalender kan ni där lägga in de som ska sitta i stödet och på så sätt få en överblick om någon sitter stöd ofta eller sällan eftersom digitala kalendrar ofta kan färgkoda olika användare. Då blir det också lätt att se vem som ska sitta stöd och inte under en viss dag, och volontärerna kan lägga in egna notiser när de är bokade för joursitt.
Ha ‘jour-jour’
Om ni har problem med att volontärer ‘hoppar av’ att sitta stöd med kort marginal så kan en idé vara att ha en jour för jouren, alltså att de volontärer som är bokade på ett stödpass är bokade men om något skulle hända så är en extra volontär preliminär-bokad på det passet. Alltså en jour för joursitt! Exempelvis om någon skulle bli sjuk så är den som har ‘jour-jouren’ redan med sig att den kan behöva hoppa in i stödet just den dagen. Det kan vara ett roterande schema och att varje volontär har ett preliminärbokat pass kanske en gång i månaden, men det underlättar för att slippa ställa in i sista sekund för att någon blev sjuk!
Policy för att tacka nej
Det kan vara en bra idé att ha bestämt innan hur lång tid volontärerna har på sig att tacka nej eller ja för den delen till ett nytt schema för joursitt. Exempelvis om ni skickar ut ett schema på en måndag för nästa månad kanske volontärerna behöver få till på torsdag att säga ja eller nej till schemat, men att om de inte svarat på torsdagen så är det det schemat som gäller och att det är volontärens ansvar att efter det byta pass om det inte fungerar.

Comments